CRM Leads - Relance Automatisée (n8n)

Contexte

Je maintiens un CRM de leads professionnels dans une DB Notion (statut, niveau d'intérêt, next step, notes, date de prochain message). Jusqu'ici : rédaction manuelle de chaque relance + ajout manuel d'une tâche TickTick de rappel. Répétitif, chronophage, risque d'oublis.

Objectif business : un seul geste (mettre à jour la date de prochain message dans Notion) déclenche automatiquement la rédaction d'un message personnalisé et la planification d'une tâche de rappel.

Mon rôle : conception et réalisation complète du workflow, de l'analyse du besoin au déploiement en production.

Réalisations marquantes

Automatisation de la relance CRM end-to-end

Workflow n8n event-driven qui écoute les mises à jour de la DB Notion et orchestre 3 étapes :

1. Filtrage intelligent des déclenchements (ne génère que si date de relance future, évite les appels LLM inutiles)
2. Rédaction par agent IA (Claude) d'un message de relance personnalisé et adapté au contexte du lead (statut, intérêt, historique)
3. Planification automatique d'une tâche TickTick rappelant la relance au bon moment

Défis techniques : générer des messages réellement personnalisés (ton, contexte, ancienneté de la relation) sans tomber dans les formules commerciales creuses.

Solutions : prompt engineering avancé (règles strictes sur ton, dates relatives, style bref), sortie structurée pour fiabilité.

Pipeline Notion → Claude → TickTick sans doublons

Connexion Notion ↔ Claude ↔ TickTick dans un seul pipeline. Le Trigger Notion sur "Page Updated in Database" ne renvoie que les propriétés DB d'une row, jamais le body markdown. Or c'est dans le body que vit le contexte narratif riche d'un lead (mission, timeline des échanges, prochaine action).

Solution : MCP Server Notion attaché à l'agent IA via un node MCP Client Tool, qui appelle notion-fetch sur l'ID de page en début d'exécution pour récupérer le body markdown enrichi avant rédaction.

Gestion des cas limites : modifications répétées du même lead (pas de doublons), API TickTick sans upsert natif (match par titre → update ou create), erreurs réseau.

Déploiement self-hosted

Workflow déployé sur n8n self-hosted (VPS + Dokploy) et versionné dans un repo dédié pour backup et traçabilité des évolutions. Workflow d'alerting dédié qui notifie en cas d'échec d'exécution (crash, timeout, erreur API).

Résultats

• Gain de temps : relance automatique en ~ 30 secondes vs 3-5 minutes manuelles
• Fin des oublis : le rappel TickTick garantit qu'aucune relance planifiée n'est ratée
• Qualité : messages contextualisés, cohérents avec l'historique de la relation

Apprentissages

• Prompt engineering avancé pour sorties IA fiables et contextualisées
• Orchestration multi-outils n8n (patterns upsert sans API native, filtrage)
• Conception d'outils internes qui font gagner du temps (approche ROI-first)